Website erstellen lassen ohne Chaos: der Ablauf in sieben Phasen, eine realistische Timeline in Wochen, klare Rollen, die Briefing-Checkliste und die Fehler bei der Agenturwahl, die Monate kosten.
Wer zum ersten Mal eine Website erstellen lässt, kennt den Ablauf nicht – und genau das macht Projekte anstrengend. Du weißt nicht, was die Agentur wann von dir braucht, wie viele Wochen realistisch sind, welches Feedback hilft und welches bremst. Das Ergebnis sind Projekte, die statt sechs Wochen sechs Monate dauern, obwohl niemand etwas falsch machen wollte.
Dieser Ratgeber erklärt den Prozess von der ersten Anfrage bis in die Wochen nach dem Livegang. Er richtet sich an Inhaber und Entscheider kleiner und mittlerer Unternehmen, die ihre Website von einer Agentur oder einem Freelancer bauen lassen wollen. Du bekommst:
- eine Kurzantwort, wie ein Website-Projekt abläuft und wie lange es dauert
- die sieben Phasen mit dem, was jeweils passiert und was du entscheiden musst
- eine Timeline in Wochen für Onepager, Firmenwebsite und größere Projekte
- eine klare Rollenverteilung: was die Agentur macht, was du machst
- die Briefing-Checkliste mit allem, was du liefern musst
- die typischen Gründe für Verzögerungen und wie du sie vermeidest
- die Fehler bei der Agenturwahl, die dich Monate kosten
Um Preise geht es hier nur am Rande. Preisspannen, Kostenfaktoren und die Checkliste für den Angebotsvergleich findest du im Artikel Was kostet eine Website.
Kurzantwort: So läuft es ab, wenn du eine Website erstellen lässt
Ein Website-Projekt läuft in sieben Phasen: Kickoff, Struktur, Design, Umsetzung, Inhalte, Qualitätssicherung und Livegang. Eine kleine Firmenwebsite mit fünf bis zehn Seiten dauert in vielen Projekten vier bis acht Wochen, ein Onepager zwei bis vier Wochen, eine größere Website mit vielen Seiten oder Funktionen drei Monate und mehr. Die Agentur übernimmt Konzept, Gestaltung, Technik und Tests; du lieferst Ziel, Inhalte, Entscheidungen und Freigaben. Der größte Zeitfaktor ist fast nie die Technik, sondern wie schnell Texte, Bilder und Feedback von deiner Seite kommen. Wer vor dem Start Ziel, Seitenliste und Inhalte klärt und einen festen Ansprechpartner benennt, hält die Timeline fast immer.
Vor dem Start: Ziel, Zielgruppe und Umfang klären
Die wichtigste Frage ist nicht „Wie viele Seiten?“, sondern „Wofür soll die Website arbeiten?“. Vier Ziele kommen in der Praxis vor, und sie führen zu unterschiedlichen Websites:
- Anfragen: Erstgespräch, Angebot, Terminbuchung – typisch für Handwerk, Dienstleister, Praxen
- Bewerbungen: Fachkräfte und Auszubildende gewinnen – wichtig für Betriebe mit Personalmangel
- Vertrauen: Referenzen, Team, Ablauf – für Unternehmen, deren Kunden über Empfehlung kommen und sich vorher absichern
- Verkauf: Shop mit Warenkorb, Zahlung, Versand – ein eigenes Projekt mit eigenem Ablauf
Erst wenn das Ziel steht, lässt sich der Umfang festlegen. Drei Stufen haben sich als gemeinsame Sprache bewährt:
| Stufe | Typischer Umfang | Was dazugehört | Dauer in vielen Projekten |
|---|---|---|---|
| Onepager oder kleine Website | Eine Seite oder Startseite plus 3–6 Unterseiten | Leistungen, Über uns, Kontakt, Rechtliches, Mobilansicht, Ladezeit-Basis, Indexierung | 2–4 Wochen |
| Firmenwebsite mit SEO-Struktur | Mehrere Leistungsseiten, gegebenenfalls Landingpages, Referenzen, Blog | Struktur- und Textarbeit, Themen-Cluster, interne Links, Tracking mit Einwilligung | 4–8 Wochen |
| Individuelle Website | Viele Seiten, Funktionen, Anbindungen, Mehrsprachigkeit | Terminbuchung, Portale, CRM-Anbindung, umfangreiches Designsystem, mehr Tests | 3 Monate und mehr, in Phasen geplant |
Du musst dich nicht auf ein Etikett festlegen. Aber du und die Agentur braucht dieselbe Vorstellung davon, was gebaut wird – sonst vergleicht ihr später Erwartung mit Ergebnis und beide stimmen nicht überein.
Tipp: Schreib vor dem ersten Gespräch die drei häufigsten Fragen auf, die dir Kunden am Telefon stellen. Sie zeigen, was auf der Website beantwortet werden muss, und sind meist der beste Ausgangspunkt für Struktur und Texte.
Der Ablauf in sieben Phasen
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, das du freigibst. Erst danach beginnt die nächste. Diese Freigaben sind der Grund, warum ein sauberer Prozess nicht eskaliert: Es wird nie an etwas gebaut, das noch nicht entschieden ist.
Phase 1: Kickoff
Im Kickoff-Termin klärt ihr Ziel, Zielgruppe, Angebot, Wettbewerb, Tonalität und Umfang. Die Agentur fragt, du antwortest – so herum. Ergebnis: ein Projektsteckbrief mit Zielen, Seitenliste, Verantwortlichkeiten und Terminplan. Was du entscheidest: das Ziel, den festen Ansprechpartner auf deiner Seite, den Zeitrahmen.
Phase 2: Struktur
Aus dem Steckbrief entsteht die Seitenstruktur: Welche Seiten gibt es, wie hängen sie zusammen, was steht auf jeder Seite in welcher Reihenfolge. Oft als Skizze ohne Gestaltung, damit ihr über Inhalt sprecht und nicht über Farben. Ergebnis: Seitenplan und grobe Inhaltsgliederung je Seite. Was du entscheidest: ob die Struktur deine Leistungen und Zielgruppen richtig abbildet.
Phase 3: Design
Die Agentur gestaltet zuerst die Startseite und die wichtigsten Bausteine – Kopfbereich, Leistungskacheln, Referenzen, Kontakt – als Referenz für alle weiteren Seiten. Ergebnis: Designentwurf für Desktop und Smartphone. Was du entscheidest: Gefällt die Richtung, passt sie zu Marke und Zielgruppe? Korrekturen jetzt sind günstig, später teuer.
Phase 4: Umsetzung
Das Design wird zur funktionierenden Website: Seiten, Bausteine, Navigation, Formulare, Mobilansicht, Ladezeit. Diese Phase läuft weitgehend ohne dich – vorausgesetzt, Inhalte und Freigaben sind da. Ergebnis: eine Testversion, die du im Browser ansehen kannst.
Phase 5: Inhalte
Texte, Bilder, Referenzen und Rechtstexte werden eingepflegt. Idealerweise läuft das parallel zur Umsetzung, weil die Texte schon in Phase 2 und 3 entstanden sind. Wenn die Texte hier erst beginnen, verschiebt sich der Livegang um Wochen. Wie du Texte schreibst, die Anfragen bringen, zeigt der Artikel Website-Texte, die verkaufen.
Phase 6: Qualitätssicherung
Alle Seiten werden auf Smartphone, Tablet und Desktop geprüft: Links, Formulare, Fehlerseite, Ladezeit, Indexierung, Tracking, Cookie-Einwilligung, Rechtliches. Bei einem Relaunch kommen die Weiterleitungen alter Adressen dazu. Ergebnis: eine abgehakte Checkliste. Was du machst: einmal als Kunde durchklicken und alles melden, was dir auffällt.
Phase 7: Livegang und Übergabe
Die Website geht auf die echte Domain, wird bei Google angemeldet und noch einmal geprüft. Du bekommst alle Zugänge, eine kurze Dokumentation und eine Einweisung, wie du Inhalte pflegst. Die vollständige Prüfliste für diesen Schritt findest du in der Website Launch Checkliste.
Timeline: realistische Dauer in Wochen
Die folgende Timeline gilt für eine Firmenwebsite mit fünf bis zehn Seiten, bei der die Agentur Struktur und Texte mitentwickelt. Kleinere Projekte laufen schneller, größere werden in Phasen geplant.
| Woche | Phase | Was passiert | Wer ist dran |
|---|---|---|---|
| 1 | Kickoff und Struktur | Ziele, Zielgruppe, Seitenliste, Projektsteckbrief, Inhaltsgliederung | Beide – Termin und Freigabe der Struktur |
| 2 | Design | Designentwurf Startseite und Kernbausteine, Textarbeit beginnt | Agentur – du gibst das Design frei und lieferst Material |
| 3–4 | Umsetzung | Alle Seiten, Bausteine, Mobilansicht, Formulare, Ladezeit | Agentur – du lieferst Texte, Bilder, Referenzen, Rechtstexte |
| 5 | Inhalte und Technik | Inhalte einpflegen, Tracking, Einwilligung, Indexierung, Weiterleitungen | Agentur – du prüfst Inhalte auf Richtigkeit |
| 6 | Qualitätssicherung | Tests auf allen Geräten, Formulare, Fehlerseite, Launch-Checkliste | Beide – du klickst einmal alles durch |
| 7–8 | Puffer und Livegang | Letzte Korrekturen, Livegang, Google-Anmeldung, Übergabe, Einweisung | Beide |
Die Wochen 7 und 8 sind bewusst Puffer. In fast jedem Projekt kommt etwas dazwischen: Urlaub, ein neuer Mitarbeiter, der noch aufs Foto soll, eine Leistung, die kurzfristig anders heißt. Wer ohne Puffer plant, plant den Verzug schon ein.
Für die Einordnung nach Projektgröße:
| Projekt | Dauer in vielen Projekten | Was die Dauer am stärksten beeinflusst |
|---|---|---|
| Onepager | 2–4 Wochen | Ob Texte und Bilder zum Start vorliegen |
| Kleine Firmenwebsite, Texte vom Kunden | 3–5 Wochen | Qualität der gelieferten Texte, Geschwindigkeit der Freigaben |
| Firmenwebsite mit Struktur- und Textarbeit | 4–8 Wochen | Anzahl der Abstimmungsrunden, Verfügbarkeit des Ansprechpartners |
| Website mit Funktionen oder Mehrsprachigkeit | 3 Monate und mehr | Schnittstellen, Übersetzungen, Testaufwand, Anzahl der Beteiligten |
| Relaunch einer bestehenden Website | Plus 1–2 Wochen auf die jeweilige Größe | Weiterleitungen, Inhaltsübernahme, Prüfung alter Rankings |
Bei einem Relaunch kommt ein eigener Arbeitsschritt hinzu: Jede alte Adresse muss auf die passende neue zeigen, sonst verlierst du Rankings, die du über Jahre aufgebaut hast. Das Vorgehen steht in der Checkliste Relaunch ohne Rankingverlust.
Rollen: Wer macht was auf beiden Seiten
Die meisten Missverständnisse entstehen, weil unklar ist, wer wofür zuständig ist. Diese Verteilung hat sich bewährt:
| Aufgabe | Agentur | Du als Kunde |
|---|---|---|
| Ziel und Zielgruppe | Fragt nach, schärft, hinterfragt | Entscheidest und gibst frei |
| Seitenstruktur | Entwickelt Vorschlag auf Basis des Ziels | Prüfst auf Vollständigkeit deiner Leistungen |
| Texte | Interviewt, strukturiert, schreibt oder redigiert | Lieferst Fachwissen, Beispiele, Zahlen, prüfst auf Richtigkeit |
| Bilder | Gibt Vorgaben, wählt Stockfotos, koordiniert Fotograf | Lieferst eigene Fotos oder ermöglichst ein Shooting |
| Design | Gestaltet und begründet | Gibst gesammelt Feedback und frei |
| Technik und Ladezeit | Setzt um, optimiert, testet | Nichts – außer Zugänge bereitstellen |
| Rechtstexte | Verlinkt und baut ein | Lieferst Impressum und Datenschutzerklärung, bei Bedarf über Anwalt oder Generator |
| Tracking und Einwilligung | Richtet ein und prüft | Nennst die Ziele: Anruf, Formular, Termin |
| Zugänge | Nennt, was gebraucht wird | Stellst Domain, Hosting, Google Unternehmensprofil bereit |
| Freigaben | Stellt klare Fragen mit Frist | Antwortest innerhalb der vereinbarten Zeit |
Der wichtigste Punkt in dieser Tabelle ist die letzte Zeile. Eine Freigabe, die zwei Wochen liegt, verschiebt den Livegang um zwei Wochen – nicht um zwei Tage.
Was du liefern musst: die Briefing-Checkliste
Sammle diese Punkte vor dem Kickoff. Du brauchst kein fertiges Dokument, aber du solltest jede Frage beantworten können.
Ziel und Zielgruppe
- Was soll die Website erreichen: Anfragen, Bewerbungen, Vertrauen, Verkauf?
- Wer soll anfragen – Privatkunden, Firmenkunden, Bewerber, Patienten?
- Wie sucht diese Person: bei Google, über Empfehlung, über Social Media?
- Welche Anfragen willst du mehr, welche weniger?
Angebot und Inhalte
- Deine drei bis sieben Kernleistungen mit je zwei Sätzen: Für wen, was ist das Ergebnis
- Zwei bis fünf Referenzen oder Projekte mit Ausgangslage, Umsetzung, Ergebnis
- Die häufigsten Kundenfragen – sie werden zur FAQ
- Zahlen, die Vertrauen schaffen: seit wann, wie viele Mitarbeitende, Zertifikate
- Vorhandene Texte, auch alte – als Ausgangspunkt
Material und Marke
- Logo als Vektordatei, Farben, gegebenenfalls Schriften
- Fotos von Team, Räumen, Arbeit, Projekten – oder die Bereitschaft für ein Shooting
- Zwei bis drei Websites, die dir gefallen, und warum
- Was auf keinen Fall passieren soll: langsam, überladen, unpersönlich
Rechtliches und Zugänge
- Impressum und Datenschutzerklärung, gegebenenfalls über Generator oder Anwalt
- Zugänge zu Domain, Hosting, bisheriger Website, Google Unternehmensprofil
- Gewünschte Kontaktwege: Formular, Telefon, WhatsApp, Terminbuchung
- Tracking-Ziele: Welche Aktionen sollen gemessen werden?
Organisation
- Ein fester Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis
- Fester Termin oder Wochentag für Abstimmungen
- Der Zeitrahmen: Welche Deadline ist wichtig, welche wäre schön?
Tipp: Texte sind der Punkt, an dem die meisten Projekte hängen bleiben. Wenn du sie selbst schreiben willst, setz dir eine Frist vor dem Umsetzungsstart – nicht danach. Wenn du merkst, dass du nicht dazu kommst, sag es früh; ein Interview von einer Stunde liefert der Agentur meist genug Material für alle Seiten.
Warum Projekte länger dauern – und wie du das vermeidest
Technik ist selten der Grund für Verzug. Diese fünf Ursachen kommen in fast jedem verzögerten Projekt vor:
| Verzögerung | Typische Ursache | Gegenmittel |
|---|---|---|
| Inhalte kommen zu spät | Texte und Bilder sollten „nebenbei“ entstehen, im Alltag bleibt keine Zeit | Inhalte vor Umsetzungsstart, Frist im Terminplan, Interview statt Selbstschreiben |
| Feedback ist widersprüchlich | Mehrere Personen geben Rückmeldung, jede etwas anderes | Ein Ansprechpartner sammelt intern und gibt gebündelt weiter |
| Entscheidungen bleiben offen | Freigaben werden vertagt, weil niemand zuständig ist | Freigabe-Frist von drei bis fünf Werktagen vereinbaren |
| Der Umfang wächst | Während des Projekts kommen neue Seiten und Funktionen dazu | Wünsche in eine Liste für Phase 2 nach dem Livegang |
| Zugänge fehlen | Domain liegt beim alten Anbieter, Passwörter unbekannt | Zugänge in Woche 1 klären, nicht in Woche 6 |
Ein Trick, der in vielen Projekten hilft: Führt eine gemeinsame Liste mit offenen Punkten, in der jeder Eintrag einen Verantwortlichen und ein Datum hat. Dann sieht jeder, wo es hängt – und meistens sind es nicht die Stellen, die man vermutet.
Feedback geben, das weiterhilft
Feedback ist deine wichtigste Aufgabe im Projekt – und die, für die es keine Anleitung gibt. Diese Regeln machen den Unterschied:
- Gesammelt statt tröpfchenweise. Schau dir den Entwurf in Ruhe an und sende alle Punkte in einer Nachricht. Zehn E-Mails über drei Tage kosten beide Seiten mehr Zeit als eine Liste.
- Konkret statt gefühlt. „Der Kopfbereich wirkt zu leer, der Satz über unsere Erfahrung fehlt“ hilft. „Irgendwie gefällt es mir noch nicht“ hilft nicht – dann lieber ein kurzes Telefonat.
- Am Ziel messen, nicht am Geschmack. Die Frage ist nicht „Gefällt mir die Farbe?“, sondern „Versteht ein Neukunde in zehn Sekunden, was wir anbieten und wie er uns erreicht?“.
- Eine Stimme. Wenn im Team mehrere mitreden, führt eine Person die Rückmeldungen zusammen und entscheidet bei Widersprüchen.
- In der Frist. Eine Rückmeldung nach drei Tagen hält die Timeline. Eine nach drei Wochen sprengt sie.
Wichtig für die Zusammenarbeit: Die Agentur ist Fachpartner, nicht Erfüllungsgehilfe. Wenn sie dir von einem Wunsch abrät – etwa von einer Startseite mit zwölf Leistungen oder einem Kontaktformular mit fünfzehn Feldern – hat das meist einen Grund, der mit deinen Anfragen zu tun hat.
Fehler bei der Agenturwahl
Die Wahl der Agentur entscheidet mehr über den Projektverlauf als jede Technik. Diese Warnsignale solltest du ernst nehmen:
- Preis ohne Fragen. Wer einen Preis nennt, ohne nach Ziel, Umfang und Inhalten zu fragen, schätzt ins Blaue – und holt die Differenz später nach.
- Kein beschriebener Ablauf. Wenn die Agentur nicht sagen kann, in welchen Phasen sie arbeitet und wann du was freigibst, wird das Projekt nach Gefühl laufen.
- „SEO inklusive“ ohne Details. Frag, was genau: Indexierung, Meta-Angaben, interne Links, Inhalte? Wer nicht antworten kann, meint damit nichts.
- Keine Aussage zu Ladezeit und Mobilansicht. Beides entscheidet über Rankings und Anfragen. Es sollte im Angebot stehen, wie es geprüft wird.
- Keine Testphase. Ein Projektplan ohne Qualitätssicherung vor dem Livegang ist keiner.
- Kein Plan für Weiterleitungen beim Relaunch. Das kostet dich Rankings, die du jahrelang aufgebaut hast.
- Domain und Hosting nur über die Agentur. Beides sollte auf deinen Namen laufen, sonst bist du beim Wechsel abhängig.
- Referenzen ohne Ergebnisse. Schöne Screenshots sagen wenig. Frag, was die Website für den Kunden gebracht hat.
- Keine Antwort auf „Was passiert nach dem Livegang?“ Updates, Sicherheit und Pflege müssen geklärt sein, bevor die Website online geht. Was dazugehört, steht im Artikel Website-Wartung und Sicherheit.
Fünf Fragen für das Erstgespräch, die schnell Klarheit bringen: Wie läuft euer Prozess ab und wann muss ich was liefern? Wer schreibt die Texte? Wie prüft ihr Ladezeit und Mobilansicht? Was genau passiert beim Livegang? Was kostet die Betreuung danach, und ist sie freiwillig?
Nach dem Livegang: die ersten 30 Tage
Mit dem Livegang beginnt die Phase, in der sich zeigt, ob die Website arbeitet. Diese Punkte gehören in die ersten vier Wochen:
- Tag 1: Google Search Console – das kostenlose Werkzeug, mit dem Google dir zeigt, wie es deine Website sieht – ist eingerichtet, Sitemap eingereicht, Indexierung angestoßen. Tracking und Cookie-Einwilligung noch einmal als echter Nutzer getestet.
- Woche 1: Formulare mit einer Testanfrage prüfen, Fehlerseite und Weiterleitungen kontrollieren, Google Unternehmensprofil auf die neue Website verlinken.
- Woche 2 bis 4: Indexierung in der Search Console beobachten, erste Anfragen auswerten, Fehler sammeln und in einem Termin beheben. Erste Ergänzungen wie neue Referenzen oder ein Blogbeitrag planen.
- Laufend: Updates, Backups, Sicherheit, Erreichbarkeit – entweder du oder die Agentur, aber nicht niemand.
Was du DSGVO-seitig beim Tracking in der Regel beachten musst und wie du Anfragen misst, ohne rechtliche Risiken einzugehen, erklärt der Artikel Cookie-Banner und Tracking. Bei Unsicherheit lohnt sich der Blick eines Datenschutzbeauftragten oder Anwalts.
Beispiel: Handwerksbetrieb in Magdeburg in sechs Wochen
So kann das Projekt für einen Sanitär- und Heizungsbetrieb mit acht Mitarbeitenden aussehen, der Anfragen von Privatkunden und Bewerbungen von Auszubildenden will:
- Woche 1: Kickoff im Betrieb. Ziel: Anfragen für Badsanierung und Heizungstausch, dazu Azubi-Bewerbungen. Seitenliste: Startseite, drei Leistungsseiten, Referenzen, Team und Karriere, Kontakt, Rechtliches. Ansprechpartner: die Inhaberin. Zugänge zur alten Domain werden noch am selben Tag angefordert.
- Woche 2: Designentwurf für Startseite und Leistungsseite. Parallel ein Interview von einer Stunde, aus dem die Texte aller Seiten entstehen. Der Betrieb fotografiert nach kurzer Anleitung zwei Baustellen und das Team.
- Woche 3 und 4: Umsetzung aller Seiten. Die Inhaberin prüft die Texte auf fachliche Richtigkeit und meldet drei Korrekturen gesammelt zurück.
- Woche 5: Inhalte, Tracking für Anrufe und Formular, Cookie-Einwilligung, Weiterleitungen der alten Adressen. Rechtstexte kommen vom Generator des Verbands.
- Woche 6: Test auf allen Geräten, Testanfrage, Livegang, Anmeldung bei Google, Einweisung in die Pflege von Team und Referenzen.
Danach: Ein Termin nach vier Wochen, um Anfragen, Indexierung und offene Wünsche zu besprechen. Weitere Projekte dieser Art findest du in unseren Case Studies.
Nächster Schritt
Wenn du das Projekt selbst steuern willst, hast du jetzt den Ablauf, die Timeline, die Rollenverteilung und die Briefing-Checkliste. Sammle die Antworten aus dem Briefing, benenne einen Ansprechpartner, setz dir eine Frist für Inhalte – dann läuft das Projekt mit jeder Agentur besser.
Wenn du einen Partner suchst, der diesen Ablauf seit 2013 fährt: Wir bauen Websites für Unternehmen aus Magdeburg, Sachsen-Anhalt und deutschlandweit – mit festen Phasen, klaren Freigaben, Struktur- und Textarbeit und Betreuung nach dem Livegang. Schick uns Ziel und grobe Seitenliste, wir sagen dir, wie lange es dauert und was es kostet.
